オンライン新入社員研修を成功させるポイントを解説！メリットや注意点は？
これまでは、新入社員研修といえば同じ場所に集まっておこなう対面型研修が定番でした。しかし、新型コロナウイルス感染症の影響によってリモートワークの導入が進み、新入社員研修をオンラインで実施する企業もめずらしくはありません。新入社員研修をオンラインで実施する際には、どのような気をつけるべきポイントがあるのでしょうか。
今回の記事では、新入社員研修の役割やオンラインならではのメリット、オンライン新入社員研修を成功させるためのポイントについて詳しく紹介します。
新入社員研修が果たす役割とは
そもそも新入社員研修には、学生から社会人への意識改革という役割があります。今回は重要なポイントとして2点紹介します。
ビジネスマナーを身につける
社会人として身につけておくべきことの1つとして、電話応対やメールの書き方、名刺交換の仕方など、基本的なビジネスマナーが挙げられます。このようなビジネスマナーの必要性を理解し、実践していくことが社会人として求められます。
新入社員のなかには、学生時代にアルバイトやインターンなどの経験があり、ある程度のビジネスマナーが身についているケースもありますが、その企業の社員として必要なビジネスマナーを身につけてもらうためには、新入社員研修を実施する必要があるでしょう。
業界全体の知識や業務の基礎知識を身につける
ビジネスマナー以外にも、業務をおこなううえで不可欠な知識や実践的なスキルを身につける役割もあります。社内での業務の進め方はもちろんですが、その業界で働くうえで覚えておくべき知識も新入社員研修で学ぶ必要があるでしょう。
業務の研修には大きく分けてOJTとOFF-JTがあります。たとえば、基礎的な知識を身につける際にはOFF-JT、実践的なスキルを身につけるにはOJTというように、目的に応じて使い分けることが重要です。
新入社員研修をオンラインでおこなうメリット
感染症対策の一環として、新入社員研修をオンラインで実施する企業も増えました。オンライン研修は、同じ時間帯にインターネット上で受講者が集まって受ける「同期型オンライン研修」と、好きな時間に動画などの教材コンテンツをパソコンやスマートフォンで受講する「非同期型オンライン研修」（e-ラーニングなど）の2種類に分けられます。
今回は、新入社員研修に活用されることの多い同期型オンライン研修のメリットを3つのポイントに分けて解説します。
1．場所を問わず研修を実施でき、大規模な会場を必要としない
オンライン研修の最大のメリットは、同期型・非同期型を問わず受講者が全国どこからでも参加できる点にあります。パソコンやタブレット端末とネットワーク環境さえあればそれぞれの自宅からでも研修を受講でき、受講者は会場まで移動する必要がないため時間を有効に活用できます。
また、研修を実施する企業にとっては、多くの受講者を収容できる会議室などを確保する必要もありません。
2．受講者がその場で疑問点を解決しやすい
対面型研修の場合は講師が話し終えてからでないと質問ができませんが、オンライン研修の場合はチャットや掲示板などに自分のタイミングで質問を投げかけることができます。受講者にとっては挙手をして質問するよりも意思表示のハードルが低く、疑問点をその場で解決しやすいため理解度も深まります。
3．研修を録画できる
当日研修へ参加できなかった受講者も後日研修の内容を確認できるほか、当日参加した受講者は研修内容の復習にも役立てられます。また講師も、研修の内容を振り返り、受講者の反応を参考にしながら次回の研修に向けた改善点の検討材料として生かせるでしょう。
ただし、研修によっては録画や録音を禁止している場合もあるため、あらかじめ確認しておかなければなりません。
オンライン研修を実施する企業が気をつけるポイント
オンライン研修を実施する企業が、運営面で気をつけるべきポイントとして、4つの点を紹介します。ちなみに、以下にて紹介するオンライン研修とは、同期型オンライン研修のことを指します。
1. 研修をおこなうための環境整備
オンライン研修を実施する場合には、カメラ付きのパソコンまたはタブレット端末をひとり1台用意しなければなりません。スマートフォンでも受講は可能ですが、スライドを閲覧する必要がある場合などは一定サイズ以上のディスプレイが必要になることもあります。
さらに、騒音の影響によって研修が滞ってしまわないよう、講師と受講者全員が静かな環境で受講できるよう準備をしておくことも重要です。
2. ネットワーク環境に左右される
ネット回線の速度が安定している環境であれば問題ありませんが、速度が不安定な場合は途中で動画が止まってしまうトラブルも発生し得ます。また、そもそも固定回線がない場合はモバイル回線に頼らざるを得なく、通信容量が上限に達すると速度制限の対象となってしまうことも考えられます。
さらに、新入社員が自宅から受講する場合、通信料を「誰が」「どのように」負担するのかという課題もあるでしょう。
3. ITリテラシー不足によって研修が滞る
オンライン研修で使用するWeb会議ツールの操作方法や設定方法の知識がないと、研修そのものが滞ってしまうケースがあります。これは受講者側だけではなく、研修を実施する企業の担当者や講師の準備不足によっても起こり得ることです。
4. オンライン研修ならではのノウハウが求められる
オンライン研修では対面型研修と比べて、とくに受講者の表情や反応が見えにくく、どの程度理解できているのかを講師が把握しにくい傾向があります。また、対面型研修ならではの“場の雰囲気”のようなものも生まれにくく、なかには一切発言しないまま研修を終えてしまう受講者も出てくると考えられます。
このように、対面型研修でおこなってきた内容をそのまま実施しても理解が深まらないケースもあるため、オンライン研修の特性を理解したうえで、研修の内容や進め方を工夫していきましょう。
オンライン研修を成功させるためのポイント
オンラインでの新入社員研修を成功させるにはどのような点に注意すべきなのか、研修の進め方と重要なポイントを紹介します。
オンライン研修が最適な方法かを検討
まずは、社会情勢や研修内容、必要コストなどを考慮し、そもそもオンラインで研修をおこなうべきかを検討する必要があります。研修で教える知識やスキルに適した研修形態（対面型研修・非同期型オンライン研修・同期型オンライン研修）を選択することが重要です。
たとえば、知識の習得などによって業務理解を深めるためには同期型オンライン研修が適している場合が多いですが、ロールプレイングやビジネスマナー研修などは対面型研修が適している場合が多いです。
事前準備をおこなう
受講者に対して、事前にパソコンまたはタブレット端末を準備しておくことを周知し、端末を所有していない受講者に対しては貸し出しも検討しましょう。講師が研修をおこなう場所は静かな環境を確保し、受講者からの質問などが聞き取りやすいようヘッドセットも用意しておくとよいでしょう。
また、Web会議ツールの利用に慣れている講師を選定することはもちろんですが、受講者に対してもWeb会議ツールへの参加方法や音声のミュート方法、退室方法など、基本的な操作方法を周知しておきましょう。
そのうえで、研修前日までに運営側でリハーサルを実施し、カメラやマイク、パソコンなどの機器に異常がないか、通信回線は十分なスピードが出ているかなどをチェックします。当日使用する資料を投影し、受講者が閲覧した際にきちんと文字が見えるか、なども確認しておきましょう。
受講者に対しては、この研修を受けることでどのようなスキルが身につき、業務においてどのように役立つのかをあらかじめ理解してもらうことで、能動的な学習につながります。
受講者が意思表示できる仕組みをつくる
オンライン研修では、受講者の表情や仕草が見えにくく、ノンバーバル（非言語）コミュニケーションが伝わりにくい傾向があります。そこで講師が、受講者一人ひとりの理解度を把握するために、受講者が簡潔に意思表示できる仕組みをつくることが有効です。
たとえば、Web会議ツールのスタンプや背景などを活用する方法もおすすめです。内容が理解できた場合には「OK」、疑問が残っている、または理解できない部分があれば「？」などのスタンプや背景で状況を示すことで、オンライン研修であっても受講者一人ひとりに対して目を配ることができるでしょう。
集中力を維持させるための工夫をする
オンライン研修では受講者がつねに画面を注視していなければならず、集中力が途切れがちになります。研修のメリハリをつけるために、たとえば20分程度で講義を区切り、グループワークを取り入れながら進める方法も有効です。
講義の間で休憩を挟む場合には、その間も質問を受け付けることで学習ペースが遅れている受講者のフォローができます。また、受講者同士で雑談を交わしながら話しやすい雰囲気を作り出したりすることで、グループワークでの議論も活発になります。
研修中のフォロー
研修中の機材トラブルやネットワークの切断への対応、さらには外部講師による研修の場合にはチャットへ投稿された質問を講師へ繋ぐ役割など、運営側にはさまざまなフォローが求められます。
万が一トラブルや問題が生じた際にも即座に対応できるよう、運営側の担当者も研修へ常駐し、講師および受講者の様子をつねに確認しておくことが重要です。
研修後のチェックとPDCA
研修が終了した後は、受講者に対して研修内容の率直な意見や感想をヒアリングしましょう。さらに、研修の理解度を正確に測るためにe-ラーニングなどを活用したテストも実施するとよいでしょう。また、研修後も講師に対して個別に質問や相談ができる窓口を設けることで、受講者の理解度をさらに深めることもできます。
運営側は受講者へのヒアリング、テストなどのデータや、研修中にチャットで流れた質問およびアーカイブした動画などを参考にすることで、次回の研修をどう改善すべきかを検討できます。
まとめ
リモートワークが一般的な働き方になりつつある現在、オンライン研修も一般的なものとなっています。新入社員研修やフォローアップ研修など、研修の目的に合わせてオンライン研修や対面型研修などの研修形態を選択することが重要です。
オンライン研修は場所を問わず実施できるなどのメリットが大きい一方で、講師が受講者一人ひとりの様子が把握しにくかったり、受講者同士のコミュニケーションがとりづらかったりといった注意点もあります。オンライン研修の特性を正しく理解したうえで、メリットを最大限生かせるよう万全の準備をして臨むことが重要といえるでしょう。
