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合意形成の方法やポイントは?意見が食い違ったときの対処法も解説

2021年06月16日更新

ビジネスにおける合意形成とは、同じ業務やプロジェクトに携わる関係者間や、商談における顧客などとの意見の一致を図ることを指します。合意形成はさまざまなビジネスシーンで求められ、目的を共有したり、業務を円滑に進めたりするために不可欠です。

本記事では、社内会議やプロジェクトの進行などにおける合意形成の方法やポイントについてお伝えします。あわせて、合意形成をおこなう段階で意見の食い違いがあった場合の具体的な対処法についても解説します。

目次 【表示】

合意形成とは

ビジネスにおける合意形成とは、同じ仕事に携わるメンバーや関係者からの意見を一致させることです。関係者間の合意を得ることには以下のような目的があり、仕事を円滑に進めるためには欠かせないものです。

・お互いの意見を納得のいく形へと導く
・合意のもとで決定された意見や提案に対して、個々人に当事者意識を持ってもらう

合意形成をおこなうことは、経営方針を定める会議やチーム内でのミーティング、取引先との商談など、ビジネスのさまざまな場面でたびたび求められます。また、仕事の方向性や双方のメリットを共有する機会としても欠かせません。

なお、合意形成と似ている言葉で「コンセンサス」と呼ばれるものがあります。合意形成は、合意を形成しようとしている段階であるのに対し、コンセンサスは、合意が取れている段階を指します。

合意形成の方法

合意形成はどのようにおこなうのでしょうか?前述のように、合意形成はさまざまなビジネスシーンで求められますが、本項では社内会議やプロジェクトの進行などにおける合意形成の方法について順番に紹介します。

1. 目的の共有と合意

合意形成をおこなうには、チームメンバーや仕事の関係者の間で、会議やプロジェクト、業務などにおける目的の共有が求められます。目的が関係者に明確に理解・共有されていないと「なぜこの会議をしているのか」「プロジェクトをどのように進めるのか」といった疑問が生じ、議論が進まなくなる恐れがあります。

たとえば、新製品のマーケティングについての議論をする場合、「製品をたくさん売るための方法を考える」という目的と、「消費者の目にとどまる製品のパッケージを考える」という目的では、議論の内容が異なります。議論の方向性を定めるためにも、関係者同士で目的の共有が必要です。

2. アクションプランを選んだ理由の共有と合意

関係者同士の議論を通じて意見として挙げられた「新商品の開発をする」「新規得意先の開拓をする」などのアクションプラン(計画)について、それらを挙げた理由を共有します。実際に実行するアクションプランを選んだ際に、関係者全員がそのアクションプランを挙げた理由に納得することで、当事者意識を持った主体的なアクション(行動)が期待できるでしょう。

3. アクションへの合意

アクションプラン(計画)を選んだ理由の共有と合意を得た後、仕事やプロジェクトの目的を達成するための具体的なアクション(行動)について検討し、関係者の合意を得ることが必要です。

たとえば「新商品の開発をする」というプランの共有と合意を得た後は「どのようなターゲット層を狙うのか」「取引先はどの企業にするのか」などのように、具体的なアクションについて合意を得ることで、目的の達成へと近づきます。

個々のアクションプランやコミットの確認と共有

会議やプロジェクトの話し合いで盛り上がった結果、関係者同士で「これをやろう」と抽象的なプランが決定しても行動に移す人が誰もいなく、そのプランが合意されていないケースも存在します。決めたプランを実行するためにも「誰が・いつまでに・なにをするのか」といった、具体的で細かな流れを明確に決める必要があります。

合意形成のポイント

合意形成をおこなうためにはどのようなポイントを意識すればいいのでしょうか?

情報をメンバーで共有する

会議やプロジェクトの目的や、テーマに関する情報、メンバーの意見、市場調査などの情報はできる限りオープンにし、メンバー全員で共有できるようにすることが大切です。一部の情報が欠けていると、物事の認識の違いが生まれ合意が得られない場合も考えられますので、メンバー同士で情報の伝え忘れがないようにしましょう。

メンバーの多様性を理解する

同じ企業のメンバー同士であっても、企業の中での立場や個々人が育った社会的背景などは異なります。また、年齢や文化・社会環境、価値観、職務経験なども異なる中で、個々の意見や考え方が違うことは当たり前といえるでしょう。

そのため、メンバー同士で「なぜ相手はそう思うのか?」について考えることで相互理解を心掛け、多様性を認めることが、合意形成をおこなう重要なポイントとなります。

疑問点や意見を引き出す

会議やプロジェクトで議論された内容について疑問や不満があった際には、意見を述べたり質問したりしてもらうことが重要です。また、たとえ疑問や不満が出なかった場合でも、メンバーや関係者へ質問を投げかけて意見を引き出すようにしましょう。

そうすることで、仕事やプロジェクトの進行中に問題やトラブルが起こった際、「話し合いの場で反対意見を言わなかった」「そのような問題が起きる可能性は把握していると思った」と、お互いに責任を押しつけあってしまう事態を防止できます。また、全員が当事者意識をもって仕事やプロジェクトに取り組めるようになるでしょう。

メンバーや関係者からの意見を引き出すには、チームの心理的安全性(メンバー全員が臆することなく意見を言い合え、メンバーが互いに安心感を共有できている状態)を確保することが前提となります。心理的安全性を確保するためには、メンバーの発言を批判せずに尊重することはもちろん、「メンバーの発言機会を均等にして、意見を伝える恐怖を払拭する」といった方法も有効です。

また、意見を引き出すためには、意識的に質問を投げかけることも大切です。たとえば、一通り議論をした後に「気になる点はないか?」「さらに問題となる部分はないか?」などといった質問をメンバーへ投げかけることは、内容の理解促進にも繋がります。

意見の食い違いがあった場合の対処法

合意形成をおこなう際に意見の食い違いがあった場合、どのように対処したらいいのでしょうか?

相手の意見を否定せずに傾聴する

合意形成をおこなう段階では、他者への協調が非常に重要なポイントとなります。自身とは意見が食い違ってしまった際でも、まずは相手を尊重し、相手の話に耳を傾けることが大切です。関係者間で意見が対立したときでも、お互いの話や意見を聞くことで、双方の意見への理解促進に繋がります。

意見の一致点と相違点を把握する

意見が食い違った場合、会議や議論の中で双方から出た意見を比較して、一致している点と相違点について把握することで双方の考え方を整理でき、議論の目的や方向性をすり合わせられるでしょう。

意見が一致している点はそのままで、相違点については双方の意見をまとめて食い違いの原因を見つけることで、「その人の立場や背景など、なにが原因で対立しているのか」を考え、具体的な解決策の検討へと繋げられます。

双方が納得できる形で着地させる

双方の異なる意見を聞いて理解し、お互いの考え方を整理することによって食い違いの原因を見つけ、その原因について話し合うことで双方が納得のいく着地点を探し出せたら、目的に向かって協力して取り組むように促しましょう。

納得のいく着地点を探す際には、全員からの反対意見がない状態にまで意見を落とし込むことを目指しましょう。そのためにも、目的を再共有する、関係者全員から意見を出し切ってもらうために質問を投げかけるといった方法をとり、議論の着地点を探していくといいでしょう。

まとめ

会議やプロジェクトの進行など、さまざまなビジネスシーンにおいて合意形成が求められます。

仕事の関係者やチームメンバー間で合意形成をおこなうことで、仕事の方向性や目的を共有したり、お互いの理解を促進したりして、仕事や業務を円滑に進められます。また、意見の違いがあっても、きちんと合意形成のプロセスを経ることでお互いを理解することに繋がり、チームワークが強化されます。

メンバー間での情報共有や相互理解といったポイントを押さえ、合意形成に役立てましょう。

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