オンライン時代にコミュニケーション研修が果たす役割とは？対面とオンラインでのコミュニケーションの違いも解説

人間関係を円滑にし、仕事を進めるうえでもコミュニケーションスキルは不可欠です。新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業がリモートワークを導入し始めているなか、新たな時代に対応したコミュニケーションが求められています。本記事では、対面とオンラインでのコミュニケーションの違いを紹介するとともに、変化する働き方に対して「コミュニケーション研修」が果たす役割について解説します。

コミュニケーション研修とは？

そもそもコミュニケーション研修とはなにを学ぶ研修なのでしょうか？　コミュニケーションスキルの向上が、業務にどのように貢献するのかも含めて、詳しく解説します。

コミュニケーションスキルを身につけるための研修

コミュニケーション研修とは、その名の通り、コミュニケーションスキルを身につけることを目的とした研修です。傾聴や質問、観察といった「インプットスキル」に加えて、話す・言葉以外で表現するといった「アウトプットスキル」のポイントを学び、スムーズなコミュニケーションに必要なスキルを身につけます。

コミュニケーションにおいて重要かつ基本となる「傾聴」について学ぶことにより、相手が話しやすい雰囲気をつくることもできるでしょう。これにより、相手の率直な考えや本音を引き出すことができ、「報・連・相」の質が上がり、業務効率の向上に貢献します。

また、コミュニケーションスキルを学ぶことで、「説明しても理解してもらえない」「相手との距離感を縮められない」といった悩みの解決につながります。さらに、自分の考えをまとめ、相手に納得してもらえるコミュニケーションスキルを身につけることで、顧客・取引先と円滑な関係性を構築することにもつながります。

キャリアや職種によって求められるコミュニケーションは異なる

新入社員や若手社員だけではなく、あらゆる世代、職種の社員がコミュニケーションスキルを身につける必要があります。若手社員であれば先輩社員や上司とのコミュニケーション、管理職であれば部下との円滑なコミュニケーションが求められ、接し方も異なるでしょう。また、若手社員同士、管理職同士など、横のつながりを構築するためのコミュニケーションも重要です。

オンラインでのコミュニケーションで発生しがちな課題

リモートワークを活用する企業が増え、オンラインで打ち合わせや商談をおこなう機会が増加しています。従来のような対面でのコミュニケーションと比べた場合、オンライン環境ではどのような課題が考えられるのでしょうか。

テキストが中心となり微妙なニュアンスや感情が伝わらない

メールやチャットでのテキスト情報のやり取りだけでは、感情が伝わりづらいものです。

メールやチャット、会話などの言語コミュニケーションは「バーバルコミュニケーション」ともよばれ、人間同士が情報をやり取りするうえで欠かせないものですが、通常の業務指示をしたつもりであっても、固すぎる文章やメッセージでは「冷たい」「怖い」といったネガティブなイメージを持たれてしまうこともあります。また、相手によっては高圧的であると捉えられてしまうこともあり、人間関係が悪化する可能性もあります。

Web会議では相手の仕草や表情がわかりづらい

Web会議ツールでは1つの画面に複数の参加者が映し出されるため、細かな表情や仕草がわかりづらいものです。Web会議の参加者が多くなればなるほど、相手の表情が確認しにくくなるため、言葉で正確にニュアンスを伝える必要があります。

カメラアングルや声のボリュームによって威圧感を与えてしまう

ビデオ通話では、使用するスピーカーやマイクの性能、自宅内の環境などが異なります。たとえばカメラとの距離が近かったり、アングルが上から見下ろすようになっていたりすると、威圧感を与えてしまうこともあるでしょう。

また、マイクの性能によっては声が拾いづらく、自然と自分の発する声が大きくなり、怒っているような印象を持たれてしまうこともあります。

対面とオンラインのコミュニケーションの違いを理解し課題を解決

オンラインでのコミュニケーション課題を解決するためには、対面でのコミュニケーションとの違いを理解しておくことが重要です。コミュニケーショントラブルを防ぐためには、どのような対策が求められるのか、具体的に紹介します。

オンラインではノンバーバルコミュニケーションが減る

オンライン・オフラインの環境を問わずコミュニケーションにおいて共通して言えることは、相手がどう感じるかを汲み取り、正確な意図が伝わるように心がける必要があるということです。

しかし、対面時では気にすることのなかったコミュニケーション課題も、オンライン環境においては表面化してくるケースもあります。とくに、カメラアングルや声のボリュームなどはオンラインでのコミュニケーションならではの課題といえるでしょう。

「表情」や「声のトーン」など、言語以外の手段によるコミュニケーションを「ノンバーバルコミュニケーション」と呼びますが、これは相手の第一印象を決定づけるほど重要な要素です。オンラインでのコミュニケーションにおいては、対面時と比較したときにノンバーバルコミュニケーションが極端に減る傾向があるため、「普段より高めのトーンで話してみる」「会話の合間でうなずいたり、相槌を入れたりする」など、意識的にノンバーバルコミュニケーションを取り入れてみましょう。

やわらかい表現を心がける

メールやチャットといったテキストでのやり取りにおいては、要件を正確に伝えるとともに、意識的にやわらかい表現に変えてみましょう。単なる業務指示や連絡だけではなく、たとえば「分かりにくいところがあれば連絡ください」などの一言を添えるだけでも印象は大きく変わります。

また、感情を表現するための方法として「スタンプ」や「絵文字」などを取り入れてみるのもよいでしょう。

ビデオ通話を取り入れる

テキストだけでは表現が難しい、微妙なニュアンスを伝えたいときには、ビデオ通話の活用がおすすめです。明確な業務内容の指示を出すときには、チャットでわかりやすく残しておき、それをもとにビデオ通話で細かな案内や指示を説明するとよいでしょう。

また、ビデオ通話では表情や照明にも注意が必要です。暗い部屋で笑顔が少ないと、それだけで他の参加者を緊張させ、意見が出づらくなる可能性もあります。できるだけ部屋を明るくし、笑顔を意識するなど、暗い印象を与えないような工夫が求められます。

相手に不快感や威圧感を与えないコミュニケーションを理解する

Web会議で相手に不快感や威圧感を与えないためには、カメラから適度な距離を保ち、肩のあたりまで映り込むように調整しましょう。また、上から見下ろすのではなく、カメラと目線が平行になるようなアングルが理想的です。

さらに、声のボリュームが大きくなりすぎないよう、マイクとの距離を調整することも重要なポイントです。マイクの製品によっても最適な距離は異なるため、Web会議をスタートする前に音声のチェックをして、普段の会話と同じトーンでも聞こえやすい位置に調整しておきましょう。

まとめ

仕事を円滑に進め、業務効率を向上させるためにはコミュニケーションスキルが不可欠です。新型コロナウイルスの影響もあってリモートワークが普及していますが、対面でもオンラインでも基本的なコミュニケーションは変わりません。

ただし、オンラインという環境だからこそ注意しなければならないポイントがあることも確かです。コミュニケーション研修などを活用し、円滑に業務が進められるようコミュニケーションスキルを身につけましょう。