BPOとは？意味や活用するメリット、BPOに適した業務を解説
労働力人口の減少や人材の流動化による採用難といった現代の労働環境の変化に伴い、企業の業務効率化がますます求められています。そこで注目されているのが「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」です。BPOは、企業が特定の業務を外部の専門業者に委託することで、業務の効率化や品質向上を図る手法です。
今回は、BPOとはなにか、注目されている背景、活用するメリットや注意点、BPOに適した業務を紹介します。
BPOとは
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業が自社の業務プロセスの全体、または一部を外部の専門業者に委託することです。
多くの場合は、企画・設計から実施に至るまでの業務プロセスを、外部に委託することが特徴です。事業を支える主力商品やサービス、企業の収益につながるコア業務（※コアとなる業務は企業によって異なる）に経営資源を集中させ、ノンコア業務を外部に任せることで、コスト削減や業務品質の向上を図れます。
BPOの対象になる業務
BPOの対象となる業務は、多くの場合は事業を支える主力商品やサービス、企業の利益に直結するコア業務（※コアとなる業務は企業によって異なる）ではなく、ノンコア業務に分類されるものとなる傾向があります。ノンコア業務は企業にとって重要であるものの、定型業務が積み重なることにより、業務に対して必然的に時間や労力を割かなければなりません。
こうしたノンコア業務に対してBPOを活用することで、コア業務に従事する時間・労力を確保することでき、収益につながりやすい業務に稼働を割くことが可能となり、効率化を図れます。
アウトソーシング、シェアードサービスとの違い
BPOを混同しやすいものとしてアウトソーシングとシェアードサービスがあります。それぞれ違いを解説します。
アウトソーシングとの違い
アウトソーシングとは、特定の単一業務を外部に委託する形態を指すことが多く、短期的な契約が主流です。BPOは業務の企画から実行、改善までを包括的に委託する点で、アウトソーシングと比べて対象範囲が広く、企業全体の業務プロセスの改善につながるという違いがあります。
シェアードサービスとの違い
シェアードサービスとは、企業内やグループ企業内に業務を集約し、効率化を図る手法です。外部委託をおこなうBPOとは異なり、シェアードサービスは社内資源を活用する点が特徴です。このように、BPOは外部委託を前提とし、シェアードサービスは内部資源を最大限活用するという違いがあります。
BPOが注目されている背景
日本では労働力人口の減少や人材の流動化により採用が難しくなっています。また、従来の定型業務に加え、非定型業務が発生する機会も増えており、企業は一人あたりの業務量が増加しています。その結果、業務品質の低下や業務の円滑な運営に支障が生じるケースが出てきています。また、働き方改革の推進により、長時間労働の是正や業務量の適正化が求められています。
このような背景のなかで、企業は従業員が業務に集中しやすい環境を提供するために、特定の業務を専門とする外部の専門業者に依頼することで、コア業務に従事する時間・労力を確保し、収益につながりやすい業務の稼働に割けるようにするといった、効率性を高める取り組みをおこなう必要があります。
現在はVUCA時代であり、将来の予測がしにくい状況にあります。こうした環境において、新しい人材の採用や育成だけではビジネスの変化に対応するのは困難です。BPOを活用して、適切な業務を外部に依頼し、コア業務に集中できるようにすることで、ビジネス環境への迅速な適応とコスト効率の向上が図れます。こうした背景から、BPOは企業にとって効率的な経営の手段となり、注目を集めています。
BPOを活用するメリット
BPOを活用することで得られる具体的なメリットを紹介します。
コア業務に注力できる
企業がコア業務に専念できることは大きなメリットであり、BPOを活用する目的でもあります。
BPOを活用することで、日常業務といったノンコア作業を外部に委託し、収益につながるコア業務に時間・労力・稼働を割けるようになります。
業務の品質が向上する
BPOを活用して、ノンコア業務を専門的な知識やスキルを持つ外部に委託することで、委託先の専門性を活かした精度の高い業務が期待され、ノンコア業務の品質向上が見込めることもあります。また、ノンコア業務の委託がおこなわれることで社内のリソースをコア業務に集中させられ、結果として業務全体の品質の向上が期待できます。
BPO活用時の注意点
メリットの多いBPOですが、活用する際に注意しておきたいことがあります。それぞれ紹介します。
費用対効果を検討する
BPOを活用する際には、まず費用対効果を検討することが重要です。現在の業務にかかっている経費や人的リソースと、外部委託費用を比較し、具体的なコスト削減や効率化の見込みを確認しましょう。
委託を検討する業務プロセスの範囲や初期費用、ランニングコスト、移行期間の長さなどを評価し、BPOの活用による総合的な費用対効果を見極める必要があります。とくに、頻繁に手順の変更がある業務には向かないため、適切な業務選定が求められます。
自社にノウハウが蓄積されにくい
BPOでは、専門家に業務を委託するため、自社にノウハウが蓄積されにくいでしょう。
たとえば、ITシステムの管理をBPOに任せた場合、新しい技術やシステムの知識が自社内に広がりにくくなります。また、人事管理業務を外部に委託することで、採用プロセスや従業員管理に関する知識や経験が社内に蓄積されないことがあります。将来的に業務の内製化を図る場合、体制構築には大きな労力とコストがかかります。
そのため、BPO活用時には、将来的な事業者変更や内製化を見据えて、BPOサービスの事業者と情報共有を積極的におこなうとリスクも抑えられるでしょう。
委託先の実績・信頼性を確認する
BPO活用時には、委託先の実績や信頼性の確認が不可欠といえます。委託を考えている業務を十分におこなえそうな実績を持っていそうか、過去の業務実績を確認し、同業種や地域での活用例を参考にしながら、委託先を評価しましょう。
また機密情報を扱う業務を委託する際には、情報漏洩リスクが大きな懸念となります。そのため、委託先のセキュリティ対策やコンプライアンスに対する体制を確認し、情報漏洩防止策や対応方法を明確にして、委託先の信頼性を評価し検討することで、情報漏洩リスクを最小限に抑えられるでしょう。
BPOに適した業務
BPOは、特定の職種に依存しない業務プロセスの外部委託であり、さまざまな部門で活用できます。以下は、BPOに適した業務の傾向を解説します。
定型的で繰り返しおこなわれる業務
標準化しやすい定型的な業務は、外部に委託しやすいです。とくにマニュアル化された手順でおこなわれる業務はBPOに向いています。たとえば、2023年10月から始まったインボイス制度への対応は、定型的な業務でありながら、業務プロセスの企画や再設計が必要となりBPOに適しているといえます。
繁閑の波がある業務
業務量に季節性や周期的な変動がある場合、BPOを活用することで繁忙期に柔軟に対応できます。特定のシーズンにだけ需要が高まる業務や、キャンペーン時期に集中する作業などがこれに該当します。たとえば、人事領域の「採用」や「新入社員研修」については採用時期によって繁閑があり、要件定義やプログラムの設計が必要となるため、BPOの対象となる業務です。
専門知識が求められる業務
高度な専門知識や技術が必要とされる業務もBPOの対象となります。自社内で専門家を雇用するよりも、すでに専門知識を持つ外部業者に委託することで、コストを抑えて質の高いサービスを確保できるでしょう。
BPOを活用して、コア業務への注力を
BPOは、コア業務への集中、業務効率化を図るための有効な手段です。標準化しやすい定型業務や、繁閑の波がある業務、専門知識が必要とされる業務など、多様な業務に対して有効に活用できます。
適切な外部の専門業者を選び、情報共有や継続的な改善を図ることで、BPOのメリットを引き出していきましょう。
この記事を参考に、BPOの活用をぜひ検討してみてください。
