ジョブ・ディスクリプションとは？メリットや作り方を解説
ジョブ・ディスクリプションは、職務内容や必要なスキルを明確にし、採用や人事評価に活用される文書です。適切に運用すれば、組織全体の生産性向上や人材配置の最適化にもつながることが期待されます。
本記事では、ジョブ・ディスクリプションとはなにか、導入の背景、メリット・デメリット、作り方について解説します。
ジョブ・ディスクリプションとは
ジョブ・ディスクリプションとは、職務のポジション名や担当する業務の内容や範囲、必要なスキル・行動、求められる成果などを詳細に記した文書のことです。日本語では「職務記述書」と呼びます。
従業員が担う職務を具体的に定義するものであり、採用や人事評価、人材配置などの場面で活用されます。
欧米では「ジョブ型雇用」を前提とした人事制度の一環として広く用いられていますが、日本でも近年、業務の可視化や評価基準の明確化を目的に導入が進んでいます。
ジョブ・ディスクリプションの目的
ジョブ・ディスクリプションの主な目的は2つに大別されます。
1つ目は、従業員が自身の業務範囲や求められるスキルを正しく理解し、認識のズレを防ぐことです。業務の役割分担が明確になることで、無駄な業務の削減や、担当者間の業務に対する誤解を減らすことができ、業務の効率化につながります。
2つ目は、人事評価の基準を統一し、評価の透明性を確保することです。ジョブ・ディスクリプションにもとづいて評価をおこなうことで、従業員の納得感を高め、公平な評価につながります。その結果、モチベーション向上や組織の生産性向上にも寄与するでしょう。
スキルマップとの違い
ジョブ・ディスクリプションとスキルマップは混同されがちですが、目的や内容が異なります。
スキルマップは、業務遂行に必要なスキルを可視化し、従業員ごとの習熟度を評価するものです。一般的には縦軸にスキルを、横軸には従業員名を記載し、評価を数字でマップ上に示します。
ジョブ・ディスクリプションが「どのような業務を担当するか」を示すのに対し、スキルマップは「従業員がどのスキルをどの程度持っているか」を把握するために活用されます。
ジョブ・ディスクリプション導入の背景
近年、日本でもジョブ・ディスクリプションを導入する企業が増えており、その背景には、雇用や働き方の変化が影響しています。
従来の年功序列型の賃金制度から成果主義への移行が進むなか、賃金を決定するには職務内容や求められる成果を明確にする必要があります。その判断基準として、ジョブ・ディスクリプションの重要性が高まっています。
たとえば、2021年の「同一労働同一賃金」の導入により、職務内容にもとづく公平な賃金体系が求められるようになりました。
また、従来の日本企業では、メンバーシップ型雇用が主流であり、職務を限定せずに幅広い業務を担当する働き方が一般的でした。この仕組みではゼネラリストとしての経験は積めるものの、専門性を高める機会が限られてしまいます。
その結果、専門スキルや即戦力が重視される現代の労働市場とミスマッチが生じやすくなり、人材の確保・活用が難しくなるという課題がありました。
そこで現在、企業が職務ごとに求めるスキルや経験を明確にし、適切な人材配置をおこなうためにジョブ型雇用への移行が徐々に進みつつあります。ジョブ型雇用では、職務ごとに必要なスキルを定義することが不可欠であり、その基盤としてジョブ・ディスクリプションが活用されています。
ジョブ・ディスクリプションのメリット
ジョブ・ディスクリプションの具体的なメリットを紹介します。
採用基準が明確になり、ミスマッチを防げる
採用時に求めるスキルや業務内容がジョブ・ディスクリプションによって明確になることで、企業側は適切な候補者を選びやすくなり、求職者の方も職務内容をイメージしやすくなります。
その結果、入社後のギャップが減少し、早期離職のリスクを抑えられるでしょう。
組織の生産性の向上が見込める
ジョブ・ディスクリプションを活用すれば、各ポジションに適したスキルや経験を持つ人材が明確になり、育成期間や費用を抑えながら即戦力として活躍してもらいやすい配置が可能です。
また、業務範囲や目標が明確になることで、自分の役割や求められる成果が明確になり、業務に集中しやすくなるほか、不要な業務や曖昧な指示が減り、業務効率の向上が期待できます。
公平で納得感のある評価が可能になる
ジョブ・ディスクリプションでは、職務内容や求められる成果が具体的に定められるため、人事評価の基準が明確になります。
評価が評価者の主観に左右されることなく、公平性が向上することで、評価に対する従業員の納得感が高まり、評価制度への信頼性の向上につながるでしょう。
ジョブ・ディスクリプションのデメリット
ジョブ・ディスクリプションには多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。
日本企業では職務が明確に定義されていないケースも多いため、ジョブ・ディスクリプションの作成にあたっては関係部署との調整が必要になります。加えて、作成後も経営陣との合意形成や従業員への説明に時間を要したり、業務の変更に応じてジョブ・ディスクリプションを定期的に更新したりする必要があるため、運用にも一定の工数や負担が発生します。
また業務範囲が明確になる一方で、臨機応変な対応が難しくなります。職務ごとに専門性を重視する仕組みのため、部署間の異動が減り、ゼネラリストが育ちにくくなる点も課題です。企業の状況に応じて、導入を慎重に検討する必要があります。
ジョブ・ディスクリプションの作り方
ジョブ・ディスクリプションの作り方を紹介します。
1. 対象職務の情報収集とヒアリング
最初に、対象職務の詳細を把握するための情報収集と現場のヒアリングをおこないます。
情報収集では、以下のような項目から業務要件を整理するとよいでしょう。
- ・職務内容
- ・責任範囲
- ・必要なスキル
- ・権限
加えて、実際に業務を担当している従業員からのヒアリングを通じて、業務の実態や現場の視点を反映することが重要です。
複数の従業員にヒアリングすることで、情報の偏りを防ぐことにつながります。
2. 収集した情報の整理と精査
集めた情報をもとに、職務ごとの業務内容を整理し、職務遂行に必要な作業を明確にします。
業務内容に重要度を付け、とくに重要な業務をジョブ・ディスクリプションの中心に据えるよう調整します。
ここでは、人事や部門のマネージャーとも連携し、業務の実態を踏まえた整理が求められます。
3. ジョブ・ディスクリプションの作成とレビュー
精査した内容をもとにジョブ・ディスクリプションを作成します。
作成後は、人事や現場マネージャー、関連部署とともに内容を確認し、必要な修正を加えて完成度を高めていきます。複数の視点を取り入れることで、実際の業務と齟齬のないジョブ・ディスクリプションに近づくでしょう。
ジョブ・ディスクリプションを作る際のポイント
最後に、ジョブ・ディスクリプションを作る際のポイントを解説します。
業務内容に抜け漏れがないように記載する
ジョブ・ディスクリプションは、各職務の担当範囲を明確にするものですが、不十分な記述があると業務が誰の担当か曖昧になり、一部の従業員に負担が集中することがあります。結果として、業務の効率が落ちたり、対応漏れが発生したりする可能性があるでしょう。
そのため、業務の全体像を把握し、他の職種や部門との関連性も踏まえた内容を記載することが重要です。
関係者の意見を幅広く反映する
実務との乖離を防ぐためには、現場の従業員や管理職、人事担当者など多方面からの意見を取り入れることが有効です。
とくに、実際の業務を担う従業員の声を反映させることで、実務に即したジョブ・ディスクリプションになり、運用時の混乱を防ぐことにつながります。
定期的に内容を更新する
業務内容や必要なスキルは、経営環境や市場の変化に伴い変わることが多いため、一度作成したら終わりではなく、定期的な見直しが不可欠です。
実際の業務と内容が乖離していないかを確認し、適宜アップデートすることで、組織の実態に即したジョブ・ディスクリプションを維持できるでしょう。
ジョブ・ディスクリプションを活用して組織の成長を
ジョブ・ディスクリプションを適切に活用することで、採用のミスマッチを防止し、業務効率化、公平な評価につながります。導入時は、業務の実態を反映し、定期的に見直すことが重要です。
組織の成長に合わせた運用をおこない、より効果的な人材マネジメントにつなげていきましょう。
